Мазмұны
Таңертең тапсырмалар тізімін жазу керек, басымдықтарды белгілеу керек ... Және бұл бәрімізге сәтті күн кепілдігі бар ма? Өкінішке орай жоқ. Өйткені, біз негізгіні қосалқыдан, маңыздыны шұғылдан қалай ажыратуға болатынын әрқашан түсіне бермейміз. Бізде де зейін қою қиынға соғады. Бизнес-тренер оны қалай түзетуге болатынын айтады.
«Өкінішке орай, мен басымдықтарымды бірінші орынға қоя алатын жағдайлар ерекшелік емес, қалыпты жағдай болып табылады. Мен ең бастысын бөліп көрсете отырып, бүгінгі күндегі тапсырмаларымды жоспарлауға тырысамын, бірақ күннің соңында өзімді толығымен шаршадым, өйткені мені қоңыраулар, шағын айналымдар және жиналыстар алаңдатады. Ең маңызды міндеттер кейінге шегеріліп, жылдың ауқымды жоспарлары қағаз бетінде жазылуда. Өзіңізге көмектесу үшін не істей аласыз?» - деп сұрайды Ольга, 27 жаста.
Менеджмент тиімділігіне арналған тренингтерде осындай сұранысты жиі кездестіремін. Клиенттер олардың проблемаларының басты себебі басымдықтардың жоқтығы деп санайды. Бірақ іс жүзінде олар, жай ғана адам оларға көп шоғырланбайды.
Және бұл мәселені шешудің бірінші қадамы - шоғырлану бойынша жұмыс істеу үшін дұрыс құралды таңдау. Ол сіздің жеке қасиеттеріңізге дәл сәйкес келуі керек: сіз өзіңіздің жұмысыңыз бен тұрғылықты жеріңіздің жағдайын ескеруіңіз керек.
Бастау үшін сіз ұзақ уақыт бойы тиімді деп танылған бірнеше танымал әдістерді пайдалана аласыз. Мен оларды біз жұмыс істей бастаған клиенттерге ұсынуға тырысамын.
Бірінші тәсіл: Бағалау критерийлерін түсіну
Алдымен, сұраққа жауап беріңіз: Сіз басымдық бергенде қандай критерийлерді қолданасыз? Ең көп таралған жауап – «шұғылдық» критерийі. Оның көмегімен барлық істер мерзімге байланысты бір қатарға тұрады. Осыдан кейін ғана біз кейінірек аяқталуы мүмкін болатындарды артқа жылжытып, нәтижесінде «виртуалды конструкторға жаңа тапсырмаларды саламыз.
Бұл тәсілдің кемшіліктері қандай? Бүгінгі басымдықтардың тізбесі ертең өзектілігін жоғалтатын нәрселерді ғана емес, сонымен қатар біз абстрактілі түрде «маңызды» деп атайтын нәрсені қамтуы керек. Бұл бізді мақсатқа жетуге талпындырады немесе оған жету жолындағы күрделі кедергілерді жояды.
Ал мұнда критерийлерді ауыстырып қателесетіндер көп. Қысқаша айтқанда, мұны келесідей көрсетуге болады: «Бұл өте шұғыл, өйткені бұл өте маңызды!» «Бұл өте маңызды, өйткені соңғы мерзім ертең!» Бірақ егер сіздің күнделікті басымдықтар тізіміңізде сіз үшін маңызды мақсаттарға жетуге әкелетін тапсырмалар болмаса, сіз өзіңіздің істер тізіміңізді мұқият талдауыңыз керек.
Тапсырмалардың «шұғылдығы» мен «маңыздылығын» анықтау үшін қандай критерийлерді қолданатыныңызды және осы екі ұғымды араластырып жатқаныңызды шешуіңіз керек.
Екінші тәсіл: басымдықтардың үш санатын анықтаңыз
Өздеріңіз білетіндей, жоспарлаудың көкжиегі әртүрлі. Егер біз бір күндік жоспарлау көкжиегін қарастыратын болсақ, онда келесідей әрекет еткен дұрыс:
- Күнге бір басымдықты белгілеңіз. Бұл сіз бүгін уақытыңыз бен күшіңізді барынша жұмсайтын тапсырма;
- Бүгін ең аз уақыт пен күш жұмсайтын үш-төрт нәрсені анықтаңыз. Белгілі бір іске қанша уақыт жұмсауды жоспарлап отырғаныңызды (бес минут, он минут) жазып алсаңыз жақсы болады. Бұл сіздің «соңғы басымдылықтар» тізіміне айналады.
- Үшінші санатқа «қалдық принципінің жағдайлары» деп аталатындар жатады. Оларға бос уақыт қалған жағдайда аяқталады. Бірақ егер олар іске асырылмай қалса, бұл ештеңеге әсер етпейді.
Бұл жерде біз сұраққа тап боламыз: «бастысын» бейсаналық түрде тастап, «соңғы басымдыққа» максималды энергияны қалай жұмсамау керек? Үшінші әдіс оған жауап беруге көмектеседі.
Үшінші тәсіл: Баяу уақыт режимін пайдаланыңыз
Біз жұмыс уақытымыздың көп бөлігін «жылдам уақыт» режимінде өткіземіз. Біз күнделікті процестерге қатысып, үлкен көлемдегі ақпаратты өңдеуіміз керек.
«Баяу уақыт» - «дөңгелекте жүгіруді» тоқтатудың ең тиімді жолы. Бұл өзіңізге саналы көзқарас және сұрақтарға жауап табудың бастапқы нүктесі: «Мен не істеп жатырмын? Не үшін? Мен не істемеймін және неге?
Бұл әдіс жақсы жұмыс істеуі үшін мына үш нұсқаулықты орындаңыз:
- Күнделікті тәртіпке белгілі бір рәсімді енгізіңіз. Бұл сізді «баяу уақыт» режиміне қоятын күні бойы қайталанатын әрекет болуы керек. Бұл шай үзіліс, және тұрақты скват болуы мүмкін. Ритуал 5 минуттан аспауы керек және жалғыз қалуға мүмкіндік береді. Және, әрине, сізге қуаныш пен рахат әкеледі - содан кейін сіз оны ертеңге қалдырмайсыз.
- «Баяу уақыт» бұл жай ғана ләззат алатын уақыт емес, сонымен қатар «жылдам уақыт» режиміне қанағаттануыңызды арттыру мүмкіндігі екенін есте сақтаңыз. Өзіңізге үш сұрақ қойыңыз: «Бүгін мен қандай нәтижеге қол жеткізуім керек?», «Осы нәтижеге жету үшін келесі шағын қадам қандай болуы керек?», «Мені одан не алаңдатады және қалай алаңдамау керек?» Бұл сұрақтар сіздің негізгі мақсаттарыңызды есте сақтауға көмектеседі. Ал келесі шағын қадамдарды жоспарлау кейінге қалдырудың тамаша алдын алу болады.
- Күніне екі-төрт рет баяу уақыт режимін пайдаланыңыз. Сізге сыртқы әлем факторларының әсері неғұрлым жиі және күшті болса, соғұрлым бұл режимге жиі ауысу керек. Бір сессияға үш сұрақ және бірнеше минут жеткілікті. Басты критерий - бұл сізге рахат сыйлауы керек. Бірақ есіңізде болсын: техниканы күніне бір реттен аз қолдану оны мүлдем жаттықтыру емес.