Мазмұны
Excel пайдаланушылары көбінесе өз жұмысының нәтижелерін презентацияларда көрсетуге мәжбүр болады. Ол үшін файлды PDF сияқты ыңғайлы пішімге түрлендіру қажет. Сонымен қатар, құжатты түрлендіру деректерді үшінші тұлғаларға беру кезінде қажетсіз түзетулерден қорғауға мүмкіндік береді. Егер кестеде есептеулерге қатысатын формулалар болса, PDF пішіміне түрлендіру деректерді кездейсоқ өзгертулерден немесе құжатты басқа компьютерге тасымалдау кезінде зақымданудан қорғауға мүмкіндік береді. Барлық түрлендіру әдістерін толығырақ қарастырайық.
Excel файлын PDF форматына түрлендіру
Excel бағдарламасының ескі нұсқаларында файлды xls пішімінен басқа кез келген басқа пішімде сақтау мүмкіндігі жоқ. Маған арнайы түрлендіргіш бағдарламаларды іздеуге немесе бір құжат пішімін екіншісіне аудара алатын интернет ресурстарын пайдалануға тура келді. содан бері Excel-2010 жылы бағдарламаның функционалдығы Excel бағдарламасынан шықпай-ақ файлды бірден түрлендіруге мүмкіндік беретін осындай қажетті мүмкіндікпен толықтырылды.
- Ең алдымен, түрлендіргіңіз келетін ұяшықтарды таңдауыңыз керек. «Файл» қойындысының мәзіріне өтіңіз. Сақтамас бұрын кестенің шекаралары PDF құжатының парағынан аспайтынына көз жеткізу керек.
1 - Әрі қарай, сақтау процесіне көшеміз. Ашылатын «Файл» мәзірінде «Басқаша сақтау ...» санатын белсендіру арқылы оң жақтағы «Шолу» опциясына өтіңіз.
2 - Осыдан кейін файлдың орналасқан жері мен оның атауын таңдау керек терезе пайда болады.
3 - Терезенің төменгі жағында біз «Файл түрі» санатын табамыз және компьютер тінтуірінің сол жақ түймешігімен жолды басу арқылы құжат пішімін таңдауға болатын опциялар тізімін шақырамыз. Біздің жағдайда PDF файл түрін таңдаңыз.
4 - «Файл түрі» жолында түрлендіру үшін қажетті бірнеше қосымша параметрлер болады. Стандартты оңтайландыру Интернетте басып шығару және жариялау үшін қолайлы, ал ең төменгі өлшем құжатты Интернет сайттарының беттерінде орналастыру үшін оңтайландыруға мүмкіндік береді. Тиісті оңтайландыру опциясын таңдағаннан кейін оның жанына белгі қою керек. Осылайша сақталған құжатты түрлендіруден кейін ашу үшін тиісті ұяшықты белгілеген жөн.
5
Түрлендіру процесін нақты және егжей-тегжейлі реттеу үшін сарапшылар кестелердің мазмұнын жақсырақ көрсету үшін барлық нақтылау нүктелерін жасауға болатын қосымша параметрлерге назар аударуды ұсынады.
- Пайда болған терезеде сіз қай беттерді түрлендіргіңіз келетінін көрсете аласыз. Таңдалған жұмыс парақтары, белгілі бір ауқым немесе бүкіл Excel жұмыс кітабы сияқты деректер ауқымын таңдаңыз. Сондай-ақ жаңа құжатқа енгізуге болатын басып шығаруға болмайтын қосымша файл деректері бар – құжат құрылымы тегтері және оның қасиеттері. Әдетте, терезеде орнатылған параметрлер стандартты талаптарға сәйкес келеді, бірақ қажет болған жағдайда оларды реттеуге болады. Өзгерістерді белсендіру үшін «OK» түймесін басыңыз.
6 - «Сақтау» түймесін басу арқылы түрлендіру процесін аяқтаймыз.
7 - Түрлендіру процесі кестелердің өлшеміне байланысты біраз уақыт алуы мүмкін. PDF құжаты көрсетілген қалтада пайда болады. Параметрлерге сәйкес, түрлендіруден кейін бірден құжат оны оқи алатын редакторда ашылады.
8
Сыртқы қолданбаларды пайдаланып Excel электрондық кестесін PDF форматына түрлендіру
Пайдаланушы Excel электрондық кестелерімен жұмыс істесе 1997-2003 нұсқалары, содан кейін файлды PDF пішіміне түрлендіру үшін үшінші тарап құралдарын пайдалану қажет. Ең танымал бағдарламалардың бірі - FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Біз қолданбаны орнатамыз. Орнату файлын www.foxpdf.com ресми сайтынан жүктеп алуға болады.
- Бағдарламаны іске қосқан кезде жұмыс терезесі пайда болады, онда қажетті файлды таңдау үшін «Excel файлын қосу» мәзіріне өту керек.
9 - Бағдарлама бірден бірнеше файлды түрлендіруге мүмкіндік береді, бұл сөзсіз артықшылық. Файлдар туралы шешім қабылдағаннан кейін «Ашу» түймесін басыңыз.
10 - Таңдалған файлдар бағдарлама терезесінде көрсетіледі. Әрбір файлдың жанында құсбелгі болуы керек. Егер құсбелгі қойылмаса, файл сол пішімде қалады.
11 - Түрлендіруден кейін файлдар әдепкі бойынша таңдалған қалтада сақталады. Басқа мекенжайды таңдау үшін беттің төменгі жағындағы Шығыс жолы параметріне өтіңіз. Эллипсі бар түймені басқан кезде ағымдағы қалтаның мекенжайы көрсетілген мәзір пайда болады. Қажет болса, сақтау орнын өзгертуге болады.
12 - Барлық дайындық қадамдары аяқталғаннан кейін, Шығыс жолы жолының оң жағындағы PDF түймесін басу арқылы түрлендіруге өтіңіз.
13
Excel пішімін PDF форматына түрлендіру үшін онлайн қызметін қолдану
FoxPDF Excel to PDF Converter қолданбасының қарапайымдылығына қарамастан, бұл бағдарламалық құрал ақылы. Ал егер Excel бағдарламасын PDF форматына түрлендіру қажеттілігі өте сирек болса, онда сіз Интернетте қолжетімді онлайн ресурстарды пайдалана аласыз.
Бұл ресурстар кестелерді PDF форматына тегін түрлендіруге мүмкіндік береді, бірақ оларда күніне транзакциялар санына шектеулер болуы мүмкін. Кейбір қызметтерге тіркеліп, өзгертілген құжат жіберілетін жарамды электрондық пошта мекенжайын көрсеткеннен кейін ғана қол жеткізуге болады.
Сонымен қатар, белгілі бір сайттармен жұмыс істеу үшін файлдың талаптарға сай келетініне көз жеткізу керек. SmallPDF мысалында осы интернет-ресурстардың бірінің жұмыс принципін қарастырайық:
- https://smallpdf.com/en сайтына өтіңіз. «Excel to PDF» деп аталатын санатты таңдаңыз.
14 - Мұнда «Файлды таңдау» түймесін пайдаланып, қажетті құжатты көрсету керек немесе Excel файлын қажетті өріске сүйреп апару керек. Ресурс бірден бірнеше құжатты түрлендіруге мүмкіндік береді.
15 - Содан кейін автоматты түрлендіру келеді. Аяқтағаннан кейін дайын файлды «Файлды сақтау» түймесін белсендіру арқылы сақтау керек.
16 - Терезе пайда болады, онда PDF файлдарын орналастыру үшін қалтаның мекенжайын көрсету керек.
қорытынды
Excel электрондық кестелерін PDF файлдарына түрлендірудің осы әдістерінің әрқайсысының оң және теріс жақтары бар. Әрине, құжатты тікелей Excel бағдарламасының ішінде сақтау мақсатқа тез және ыңғайлы түрде жетуге мүмкіндік береді. Бірақ, жоғарыда айтылғандай, бұл мүмкіндік тек 2010 нұсқасында пайда болды.
Интернет байланысы болған жағдайда ғана файлдарды түрлендіру үшін онлайн ресурстарды пайдалана аласыз және бұл әрқашан қол жетімді бола бермейді. Арнайы қолданбалар мен бағдарламалар да қолдануға ыңғайлы. Сонымен қатар, мұндай қызметтер кейде сатып алуды қажет ететінін ұмытпаңыз. Кез келген жағдайда, xls файлын pdf форматына түрлендіруді таңдау пайдаланушыда қалады.