Мазмұны
Бұл өмірдегі көптеген бизнес-процестер (тіпті бүкіл бизнес) белгілі бір мерзімде шектеулі орындаушылар санының тапсырыстарды орындауын қамтиды. Мұндай жағдайларда жоспарлау, олар айтқандай, «күнтізбеден» орын алады және көбінесе ондағы жоспарланған оқиғаларды (тапсырыстар, жиналыстар, жеткізілімдер) Microsoft Excel бағдарламасына беру қажеттілігі туындайды - әрі қарай формулалар, жиынтық кестелер, диаграммалар, т.б.
Әрине, мен мұндай тасымалдауды ақымақ көшіру арқылы емес (бұл қиын емес), бірақ болашақта күнтізбеге енгізілген барлық өзгерістер мен жаңа тапсырыстар тез арада көрсетілетіндей етіп деректерді автоматты түрде жаңарту арқылы жүзеге асырғым келеді. Excel. 2016 нұсқасынан бастап Microsoft Excel бағдарламасына енгізілген Power Query қондырмасының көмегімен мұндай импортты бірнеше минут ішінде жүзеге асыруға болады (Excel 2010-2013 үшін оны Microsoft веб-сайтынан жүктеп алуға және сілтемеден бөлек орнатуға болады) .
Жоспарлау үшін тегін Google күнтізбесін қолданамыз делік, онда мен ыңғайлы болу үшін бөлек күнтізбе жасадым (төменгі оң жақ бұрышта қосу белгісі бар түйме. Басқа күнтізбелер) тақырыбымен жұмыс. Мұнда біз толтырылуы және тұтынушыларға олардың мекенжайлары бойынша жеткізілуі қажет барлық тапсырыстарды енгіземіз:
Кез келген тапсырысты екі рет басу арқылы оның мәліметтерін көруге немесе өңдеуге болады:
Ескертіп қой:
- Іс-шараның аты басқарушыбұл тапсырысты кім орындайды (Елена) және Тапсырыс нөмірі
- Көрсетілген мекен-жай жеткізілім
- Ескертуде (жеке жолдарда, бірақ кез келген тәртіпте) тапсырыс параметрлері: төлем түрі, сомасы, пішімінде тұтынушының аты және т.б. Параметр=Мән.
Түсінікті болу үшін әрбір менеджердің тапсырыстары өз түсімен ерекшеленеді, бірақ бұл қажет емес.
1-қадам. Google Calendar сілтемесін алыңыз
Алдымен тапсырыс күнтізбемізге веб-сілтеме алуымыз керек. Мұны істеу үшін үш нүкте бар түймені басыңыз Күнтізбе опциялары жұмыс істейді күнтізбе атауының жанындағы пәрменді таңдаңыз Параметрлер және ортақ пайдалану:
Ашылған терезеде сіз қаласаңыз, күнтізбені жалпыға ортақ ете аласыз немесе жеке пайдаланушылар үшін оған қол жеткізе аласыз. Сондай-ақ бізге iCal пішіміндегі күнтізбеге жеке қол жеткізу үшін сілтеме қажет:
2-қадам. Күнтізбеден Power Query қызметіне деректерді жүктеңіз
Енді Excel бағдарламасын ашыңыз және қойындыда мәліметтер (егер сізде Excel 2010-2013 болса, онда қойындыда Қуат сұрауы) пәрменді таңдаңыз Интернеттен (Деректер — Интернеттен). Содан кейін көшірілген жолды күнтізбеге қойып, OK түймесін басыңыз.
iCal Power Query пішімді танымайды, бірақ оған көмектесу оңай. Негізінде, iCal - бөлгіш ретінде қос нүкте бар қарапайым мәтіндік файл және оның ішінде келесідей көрінеді:
Сондықтан жүктеп алынған файлдың белгішесін тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, мағынасы жағынан жақын пішімді таңдауға болады CSV – және барлық тапсырыстар туралы деректеріміз Power Query сұрау өңдегішіне жүктеледі және қос нүкте арқылы екі бағанға бөлінеді:
Мұқият қарасаңыз, мынаны анық көруге болады:
- Әрбір оқиға (тапсырыс) туралы ақпарат BEGIN сөзінен басталып, END аяқталатын блокқа топтастырылған.
- Басталу және аяқталу күні DTSTART және DTEND деп белгіленген жолдарда сақталады.
- Жеткізу мекенжайы: LOCATION.
- Тапсырыс жазбасы – СИПАТТАУ өрісі.
- Оқиға атауы (менеджер аты және тапсырыс нөмірі) — ҚОРЫТЫНДЫ өріс.
Бұл пайдалы ақпаратты шығарып, оны ыңғайлы кестеге айналдыру қалды.
3-қадам. Қалыпты көрініске түрлендіру
Ол үшін келесі әрекеттер тізбегін орындаңыз:
- Бірінші BEGIN пәрменіне дейін бізге қажет емес жоғарғы 7 жолды жойайық Басты — Жолдарды жою — Жоғарғы жолдарды жою (Басты бет — Жолдарды жою — Жоғарғы жолдарды жою).
- Баған бойынша сүзу Column1 бізге қажет өрістерді қамтитын жолдар: DTSTART, DTEND, СИПАТТАМАСЫ, LOCATION және SUMMARY.
- Қосымша қойындысында Баған қосу таңдау Көрсеткіш баған (Баған қосу — индекс бағаны)деректерімізге жол нөмірі бағанын қосу үшін.
- Дәл сол жерде қойындыда. Баған қосу команда таңдау Шартты баған (Баған қосу — шартты баған) және әрбір блоктың (тәртіптің) басында біз индекстің мәнін көрсетеміз:
- Алынған бағандағы бос ұяшықтарды толтырыңыз Блоконың тақырыбын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, пәрменді таңдау арқылы Толтыру – төмен (толтыру — төмен).
- Қажет емес бағанды алып тастаңыз көрсеткіш.
- Бағанды таңдаңыз Column1 және бағандағы деректердің конволюциясын орындаңыз Column2 пәрменін қолдана отырып Трансформация – жиынтық баған (Трансформация — Жиынтық баған). Опциялардан таңдауды ұмытпаңыз Біріктірмеңіз (Біріктірмеңіз)деректерге ешқандай математикалық функция қолданылмайды:
- Алынған екі өлшемді (крест) кестеде мекенжай бағанындағы кері қиғаш сызықтарды алып тастаңыз (баған тақырыбын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз – Мәндерді ауыстыру) және қажет емес бағанды алып тастаңыз Блок.
- Бағандардың мазмұнын айналдыру үшін DTSTART и DTEND толық күн уақытында, оларды бөлектеп, қойындыда таңдаңыз Трансформация – Күн – Талдауды іске қосу (Түрлендіру — Күн — Талдау). Содан кейін функцияны ауыстыру арқылы формула жолындағы кодты түзетеміз Күні on DateTime.Fromуақыт мәндерін жоғалтпау үшін:
- Содан кейін тақырыпты тінтуірдің оң жақ түймешігімен басу арқылы біз бағанды бөлеміз СИПАТТАМАСЫ бөлгіш арқылы реттік параметрлері – символы n, бірақ сонымен бірге параметрлерде біз бағандарға емес, жолдарға бөлуді таңдаймыз:
- Тағы да біз алынған бағанды екі бөлек – параметр мен мәнге бөлеміз, бірақ теңдік белгісімен.
- Бағанды таңдау СИПАТТАМАСЫ.1 Бұйрықты біз бұрын жасағандай, пәрменмен орындаңыз Трансформация – жиынтық баған (Трансформация — Жиынтық баған). Бұл жағдайда мән бағаны − параметр мәндері бар баған болады СИПАТТАМАСЫ.2 Параметрлерде функцияны таңдауды ұмытпаңыз Біріктірмеңіз (Біріктірмеңіз):
- Барлық бағандар үшін пішімдерді орнату және олардың атын қалауыңызша өзгерту қалады. Нәтижелерді Excel бағдарламасына пәрмен арқылы кері жүктеп салуға болады Негізгі бет — Жабу және жүктеу — Жабу және жүктеу… (Басты бет — Жабу&Жүктеу — Жабу&Жүктеу...)
Міне, Google күнтізбесінен Excel бағдарламасына жүктелген тапсырыстар тізімі:
Болашақта күнтізбеге жаңа тапсырыстарды өзгерту немесе қосу кезінде біздің сұранысты пәрмен арқылы жаңарту жеткілікті болады. Деректер – Барлығын жаңарту (Деректер — Барлығын жаңарту).
- Excel бағдарламасындағы зауыт күнтізбесі Power Query арқылы интернеттен жаңартылды
- Бағанды кестеге түрлендіру
- Excel бағдарламасында мәліметтер қорын құру