Егер сізге белгілі бір кітаптарды немесе парақтарды электрондық пошта арқылы жиі жіберуге тура келсе, бұл процедураны жылдам деп атауға болмайтынын байқаған боларсыз. Егер сіз мұны «классикалық» түрде жасасаңыз, сізге қажет:
- электрондық пошта бағдарламасын ашу (мысалы, Outlook)
- жаңа хабарлама жасаңыз
- мекенжайды, тақырыпты және мәтінді теріңіз
- хабарға файл тіркеңіз (ұмытпаңыз!)
- батырмасын басыңыз жіберу
Шын мәнінде, поштаны Excel бағдарламасынан әртүрлі жолдармен оңай жіберуге болады. Бару…
1-әдіс: ендірілген жіберу
Егер сізде әлі де жақсы ескі Excel 2003 болса, онда бәрі қарапайым. Қажетті кітапты/парақты ашып, мәзірден таңдаңыз Файл – Жіберу – Хабарлама (Файл — Жіберу — Пошта алушысы). Жіберудің екі нұсқасының бірін таңдауға болатын терезе ашылады:
Бірінші жағдайда ағымдағы кітап хабарламаға қосымша ретінде қосылады, екінші жағдайда ағымдағы парақтың мазмұны мәтіндік кесте ретінде (формулаларсыз) тікелей хабарлама мәтініне түседі.
Сонымен қатар, мәзір Файл – Жіберу (Файл — Жіберу) тағы бірнеше экзотикалық жеткізу нұсқалары бар:
- Хабарлама (қарау үшін) (Пошта алушыны қарап шығу үшін) – бүкіл жұмыс кітабы жіберіледі және сонымен бірге ол үшін өзгерістерді қадағалау қосылады, яғни нақты бекітіле бастайды – кім, қашан және қандай ұяшықтарда қандай өзгерістер енгізгені. Содан кейін мәзірде енгізілген өзгертулерді көрсетуге болады Қызмет – Түзетулер – Түзетулерді бөлектеңіз (Құралдар — Өзгерістерді қадағалау — Өзгерістерді бөлектеу) немесе қойындыда Шолу – Түзетулер (Қарап шығу — Өзгерістерді қадағалау) Бұл келесідей болады:
Түсті жақтаулар құжатқа енгізілген өзгерістерді белгілейді (әр пайдаланушының түсі әртүрлі). Тінтуірді апарған кезде осы ұяшықта кімнің, ненің және қашан өзгертілгенінің толық сипаттамасы бар жазба тәрізді терезе шығады. Бұл, мысалы, сіз бағыныштылардың есебін өңдегенде немесе бастық сізді өңдегенде, құжаттарды қарау үшін өте ыңғайлы.
- Жол бойында (Маршруттау алушы) – кітабыңыз тіркелетін хабарлама алушылардың тізбегі арқылы өтеді, олардың әрқайсысы оны автоматты түрде таяқша сияқты әрі қарай жібереді. Қажет болса, хабарламаны тізбектің соңында сізге қайтарылатын етіп орнатуға болады. Жіптегі әрбір адам жасаған өңдеулерді көру үшін өзгерістерді бақылауды қосуға болады.
Жаңа Excel 2007/2010 нұсқасында жағдай сәл басқаша. Бұл нұсқаларда кітапты пошта арқылы жіберу үшін түймені таңдау керек кеңсе (Кеңсе түймесі) немесе қойынды файл (Файл) және команда жіберу (Жіберу). Әрі қарай, пайдаланушыға жіберу опцияларының жиынтығы ұсынылады:
Жаңа нұсқаларда хаттың негізгі бөлігіне кірістірілген жұмыс кітабының жеке парағын жіберу мүмкіндігі жойылғанын ескеріңіз - Excel 2003 және одан кейінгі нұсқаларында болғандай. Жалғыз опция - бүкіл файлды жіберу. Бірақ белгілі PDF форматында және аз танымал XPS (PDF-ге ұқсас, бірақ Acrobat Reader оқуын қажет етпейді – ол тікелей Internet Explorer-де ашылады) жіберудің пайдалы мүмкіндігі болды. Кітапты қарауға жіберу пәрменін жылдам қол жеткізу тақтасындағы қосымша түйме ретінде шығаруға болады Файл – Параметрлер – Жылдам кіру құралдар тақтасы – Барлық пәрмендер – Қарап шығуға жіберу (Файл — Параметрлер — Жылдам кіру құралдар тақтасы — Барлық пәрмендер — Қарап шығуға жіберу).
2-әдіс. Жіберуге арналған қарапайым макростар
Макрос жіберу әлдеқайда оңай. Меню арқылы Visual Basic редакторын ашу Сервис – Макро – Visual Basic редакторы (Құралдар — Макро — Visual Basic редакторы), жаңа модульді мәзірге енгізіңіз Кірістіру – модуль және осы екі макростың мәтінін сол жерге көшіріңіз:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail алушылары:="[электрондық поштамен қорғалған]", Тақырып:="Жоғары файл" Соңғы Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("List1"). ActiveWorkbook .SendMail алушыларымен көшіру:="[электрондық пошта қорғалған]", Subject:="Файлды ұстау" .Close SaveChanges:=Жалған соңы Соңы Ішкі Осыдан кейін көшірілген макростарды мәзірде іске қосуға болады Қызмет – Макрос – Макрос (Құралдар — Макрос — Макростар). SendWorkbook барлық ағымдағы кітапты көрсетілген мекенжайға жібереді және SendSheet — 1-парақ қосымша ретінде.
Макросты іске қосқан кезде Excel Outlook бағдарламасына хабарласады, бұл экранда келесі қауіпсіздік хабарының пайда болуына себеп болады:
Түймеге дейін күтіңіз Шешіңіз белсенді болады және жіберуіңізді растау үшін оны басыңыз. Осыдан кейін автоматты түрде жасалған хабарламалар қалтаға орналастырылады Шығыс Outlook бағдарламасын бірінші рет іске қосқан кезде алушыларға жіберіледі немесе ол іске қосылған болса, бірден жіберіледі.
3-әдіс. Әмбебап макрос
Ағымдағы кітапты емес, кез келген басқа файлды жібергіңіз келсе? Хабарламаның мәтіні де орнатылса жақсы болар еді! Алдыңғы макростар мұнда көмектеспейді, өйткені олар Excel бағдарламасының мүмкіндіктерімен шектеледі, бірақ Outlook бағдарламасын Excel бағдарламасынан басқаратын макрос жасай аласыз – жаңа хабарлама терезесін жасап, толтырып, оны жіберіңіз. Макрос келесідей көрінеді:
Sub SendMail() OutApp-ны нысан ретінде күңгірттеу OutMail-ды нысан ретінде күңгірттеу ұяшықты диапазон ретіндегі Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'OutApp.Session.Logon жасырын режимде Outlook бағдарламасын іске қосыңыз. басталды - шығу Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'жаңа хабарды жасау Қате туралы жалғастыру Келесі 'хабар өрістерін OutMail көмегімен толтырыңыз .Кімге = Ауқым("A1").Мән .Тақырып = Ауқым("A2"). Мән .Дене = Ауқым("A3").Мән .Тіркемелер.Ауқым қосу("A4").Мән 'Жіберу параметрін хабарламаны жібермес бұрын көру үшін Дисплеймен ауыстыруға болады .Жіберу Аяқтау қосулы қатемен GoTo 0 Set OutMail = Ештеңе тазалау жоқ. : Set OutApp = Ештеңе қолданбасы.ScreenUpdating = True End Sub Мекенжайы, тақырыбы, хабарлама мәтіні және тіркелген файлға жол ағымдағы парақтың A1:A4 ұяшықтарында болуы керек.
- PLEX қондырмасы бар Excel бағдарламасынан топтық пошта жіберу
- Деннис Уоллентин жазған Lotus Notes арқылы Excel бағдарламасынан хат жіберуге арналған макростар
- Макростар дегеніміз не, Visual Basic-те макрокодты қай жерге енгізу керек
- HYPERLINK функциясы арқылы электрондық хаттарды жасау