Мазмұны
Тайм -менеджмент «Менің жұмысым мен пайдасыз кездесуде қалып қойды»
Экономист Пилар Ллорет «30 минуттық кездесулерде» осы кездесулерді максималды түрде қалай оңтайландыру керектігін түсіндіреді
Егер сізге жұмыста жаңа кездесу туралы хабарланса, сіз абайсызда және жұмыстан кетіп қалсаңыз, бірдеңе дұрыс емес. Бұл кездесулер біздің кәсіби жұмысымызды жақсартудың құралы болуы керек, және олар уақытты босқа жоғалтады.
Бұл жағдай - экономистке түрткі болды Пилар Ллорет, бизнеске және тәуекелдерді талдауға маманданған, жазу «30 минуттық кездесулер», нақты нұсқаулар мен кеңестер арқылы ол осы кездесулердің тиімділігін арттырудың жолын ұсынатын кітап, осылайша өз мақсатына жетеді.
Біз автормен сөйлестік және одан уақытты ысырап етуді тоқтату мен мәжбүр болған кездесулерді тиімді өткізу үшін кілттерді сұрадық:
Кездесуді жоспарлау кезінде ұйымшылдық неге соншалықты маңызды?
Егер бізде жақсы жоспарлау мен ұйымдастыру болмаса, онда мақсаттар айқын болмайды, талқыланатын мәселелер немесе бос уақыт болмайды ... Сондықтан біз бақыланбайтын ұзақтығы және біз қатысушылардың үмітін ақтай алмаймыз. Біз ренжіп қалуымыз мүмкін және бұл бәрінің уақытын жоғалту болады.
Кездесу нашар жоспарланған және мақсатқа жетпеген кезде қандай теріс әсер етуі мүмкін?
Экономикалық тұрғыдан алғанда, жоспарланбаған және 90, 60 немесе 30 минуттан кейін ешқандай қорытындыға келмейтін кездесулерге қатысу, қатысушылардың теріс қабылдауы мен көңіл күйінің төмендеуі. Егер бұл жағдай жалғаса берсе, уақыт өте келе бізде «мен жұмысым бар, мен пайдасыз кездесуге қатысуым керек» деген ойға түсеміз.
Бұл сондай -ақ қатысушылардың ұйымдастырушыға деген көзқарасына теріс әсер етеді, ол көп жағдайда әдетте бастық болады.
Неліктен 30 минут кездесудің оңтайлы уақыты?
30 минут - бұл кездесулерді ұйымдастырудағы өз тәжірибеме сүйене отырып, мен кітапта қоятын қиындық. Әлбетте көбірек уақыт қажет болатын кездесулер бар, басқалары, онда сіздің мақсатыңызды аз қабылдауға болады, және, әрине, кейбір кездесулердің 30 немесе тіпті 60 минутын қоңырау немесе электрондық пошта арқылы алмастыруға болады.
Кітапта сіз айтатын шешім қабылдаушының фигурасы қалай жұмыс істейді?
Біз 30 минуттық кездесуге қатысушылар туралы айтқанда, бұл анық болуы керек оңтайлы сан бес адамнан аспауы керек. Ал сіздің таңдауыңыз дұрыс болуы керек. Біз модератордың, үйлестірушінің, хатшының (олар бір адам болуы мүмкін) және қатысушылардың фигураларын ажырата аламыз. Негізінде, 30 минут және ең көбі бес адамнан тұратын жиналыста шешім қабылдау келісім бойынша болып табылады және жанжал тудырмауы керек.
Кездесуді мүмкіндігінше тиімді ету үшін қалай ұйымдастыруымыз керек?
Кездесуді қалай ұйымдастыру керектігін төмендегідей бес тармақта қорытындылай аламыз. Біріншісі болар еді мақсатын анықтау және кездесудің қалаған нәтижесі. Екінші, қатысушыларды дұрыс таңдау. Үшіншісі кездесуді жоспарлаңыз; Басқалармен қатар, күн тәртібін құрыңыз, өтетін жерді, басталу уақыты мен ұзақтығын таңдап, оны дайындауға болатын уақытқа қызығушылық танытқандарға жиналыстың негізгі құжаттарымен бірге жіберіңіз.
Төртіншіден, біз оны ескеруіміз керек құрылымды жобалау жиналыстар, яғни жұмыс ережелері және, әрине, кездесудің 30 минутының мазмұны бойынша қалай құрылымдалған. Соңында, a жасау маңызды кездесуді бақылау. Барлық қатысушылардың жасалған келісімдер туралы хабардар болуын қамтамасыз етіңіз және кез келген әрекетті орындау қажет болса, олардың әрқайсысына қандай міндеттер жүктелетінін және орындалу уақытын біліңіз.