Мазмұны
Көптеген адамдар Excel электрондық кестелік бағдарлама ретінде қарастырылады. Сондықтан кестелерді құру және олармен жұмыс істеу туралы сұрақ бір қарағанда оғаш көрінуі мүмкін. Бірақ аз адамдар Excel мен электрондық кестелердің негізгі айырмашылығы неде екенін біледі. Сонымен қатар, Microsoft Office пакетінің бұл құрамдас бөлігі әрқашан электрондық кестелермен өзара әрекеттесу бола бермейді. Сонымен қатар, Excel бағдарламасының негізгі міндеті әртүрлі формада ұсынылуы мүмкін ақпаратты өңдеу болып табылады. Сондай-ақ кесте түрінде.
Немесе кесте үшін бөлек ауқымды таңдап, оны сәйкес пішімдеу қажет болғанда жағдай туындауы мүмкін. Жалпы, кестелерді пайдаланудың көптеген мүмкіндіктері бар, сондықтан оларды толығырақ қарастырайық.
Смарт үстелдер туралы түсінік
Excel парағы мен смарт электрондық кестенің арасында әлі де айырмашылық бар. Біріншісі - жай ұяшықтардың белгілі бір санын қамтитын аймақ. Олардың кейбіреулері белгілі бір ақпаратпен толтырылуы мүмкін, ал басқалары бос. Бірақ техникалық тұрғыдан олардың арасында түбегейлі айырмашылық жоқ.
Бірақ Excel электрондық кестесі - бұл түбегейлі басқа тұжырымдама. Ол деректер ауқымымен шектелмейді, оның өзіндік қасиеттері, атауы, белгілі бір құрылымы және көптеген артықшылықтары бар.
Сондықтан Excel кестесі үшін бөлек атауды таңдауға болады – «Ақылды кесте» немесе Смарт кесте.
Смарт кесте жасаңыз
Сатылым ақпараты бар деректер ауқымын жасадық делік.
Бұл әлі үстел емес. Ауқымды оған айналдыру үшін оны таңдап, «Кірістіру» қойындысын тауып, сол атаудағы блокта «Кесте» түймесін табу керек.
Шағын терезе пайда болады. Онда кестеге айналдырғыңыз келетін ұяшықтар жиынын реттеуге болады. Сонымен қатар, бірінші жолда баған тақырыптары бар екенін көрсету керек. Сондай-ақ, сол диалогтық терезені шығару үшін Ctrl + T пернелер тіркесімін пайдалануға болады.
Негізінде, көп жағдайда ештеңені өзгерту қажет емес. Әрекет «OK» түймесін басу арқылы расталғаннан кейін, бұрын таңдалған ауқым бірден кестеге айналады.
Оның қасиеттерін тікелей орнатпас бұрын, бағдарламаның өзі кестені қалай көретінін түсінуіңіз керек. Осыдан кейін көп нәрсе белгілі болады.
Excel кестесінің құрылымын түсіну
Барлық кестелерде арнайы Дизайн қойындысында көрсетілген арнайы атау бар. Ол кез келген ұяшықты таңдағаннан кейін бірден көрсетіледі. Әдепкі бойынша атау сәйкесінше «1-кесте» немесе «2-кесте» пішінін алады.
Бір құжатта бірнеше кесте болуы керек болса, кейінірек қай ақпараттың қай жерде екенін түсіну үшін оларға осындай атаулар беру ұсынылады. Болашақта олармен өзара әрекеттесу сізге де, құжатыңызды қарап жатқан адамдар үшін де оңайырақ болады.
Бұған қоса, аталған кестелерді Power Query немесе басқа бірқатар қондырмаларда пайдалануға болады.
Кестемізді «Есеп» деп атаймыз. Атауды атау менеджері деп аталатын терезеде көруге болады. Оны ашу үшін келесі жолмен жүру керек: Формулалар – Анықталған атаулар – Атаулар менеджері.
Сондай-ақ формуланы қолмен енгізуге болады, мұнда кесте атын да көруге болады.
Бірақ ең қызығы, Excel бір уақытта кестені бірнеше бөлімдерде көре алады: толығымен, сондай-ақ жеке бағандар, тақырыптар, қорытындылар. Содан кейін сілтемелер келесідей болады.
Жалпы, мұндай конструкциялар дәлірек бағдарлау мақсатында ғана беріледі. Бірақ оларды жаттап алудың қажеті жоқ. Олар «Кестені» таңдағаннан кейін пайда болатын құралдар кеңестерінде және төртбұрышты жақшалар қалай ашылатынын автоматты түрде көрсетеді. Оларды енгізу үшін алдымен ағылшын тіліндегі орналасуды қосу керек.
Қажетті опцияны Tab пернесі арқылы табуға болады. Формуладағы барлық жақшаларды жабуды ұмытпаңыз. Мұнда шаршылар ерекшелік емес.
Бүкіл бағанның мазмұнын сатылымдармен қосқыңыз келсе, келесі формуланы жазуыңыз керек:
=СОМ(D2:D8)
Осыдан кейін ол автоматты түрде айналады =СУМ(Есеп[Сату]). Қарапайым сөзбен айтқанда, сілтеме белгілі бір бағанға апарады. Ыңғайлы, келісесіз бе?
Осылайша, одан деректерді алу үшін смарт кесте қолданылатын кез келген диаграмма, формула, диапазон жаңартылған ақпаратты автоматты түрде пайдаланады.
Енді қандай кестелердің қасиеттері болуы мүмкін екендігі туралы толығырақ сөйлесейік.
Excel кестелері: Қасиеттер
Әрбір жасалған кестеде бірнеше баған тақырыптары болуы мүмкін. Содан кейін ауқымның бірінші жолы деректер көзі ретінде қызмет етеді.
Сонымен қатар, кесте өлшемі тым үлкен болса, төмен жылжу кезінде сәйкес бағандарды көрсететін әріптердің орнына бағандардың атаулары көрсетіледі. Бұл пайдаланушыға ұнайды, өйткені аймақтарды қолмен түзету қажет емес.
Ол сонымен қатар автосүзгіні қамтиды. Бірақ қажет болмаса, оны әрқашан параметрлерде өшіруге болады.
Сондай-ақ, кесте бағанының соңғы ұяшығының астына жазылған барлық мәндер оған өздері тіркеледі. Сондықтан оларды өз жұмысында кестенің бірінші бағанындағы мәліметтерді пайдаланатын кез келген нысанда тікелей табуға болады.
Сонымен бірге кестенің дизайны үшін жаңа ұяшықтар пішімделеді және осы бағанға тән барлық формулалар оларға автоматты түрде жазылады. Қарапайым сөзбен айтқанда, кестенің өлшемін ұлғайту және оны кеңейту үшін дұрыс деректерді енгізу жеткілікті. Қалғанының барлығы бағдарлама арқылы қосылады. Бұл жаңа бағандарға да қатысты.
Егер формула кем дегенде бір ұяшыққа енгізілсе, ол автоматты түрде бүкіл бағанға таралады. Яғни, ұяшықтарды қолмен толтырудың қажеті жоқ, барлығы осы анимациялық скриншотта көрсетілгендей автоматты түрде болады.
Бұл мүмкіндіктердің барлығы жақсы. Бірақ кестені өзіңіз баптауға және оның функционалдығын кеңейтуге болады.
Кестені орнату
Алдымен кесте параметрлері орналасқан «Дизайншы» қойындысын ашу керек. Оларды «Кесте мәнері параметрлері» тобында орналасқан арнайы құсбелгілерді қосу немесе жою арқылы теңшеуге болады.
Келесі опциялар ұсынылады:
- Тақырып жолын қосыңыз немесе жойыңыз.
- Қорытындылары бар жолды қосыңыз немесе алып тастаңыз.
- Жолдарды кезектестіру.
- Төтенше бағандарды қою қаріппен бөлектеңіз.
- Жолақты сызықтарды толтыруды қосады немесе өшіреді.
- Автосүзгіні өшіру.
Сондай-ақ басқа пішімді орнатуға болады. Мұны «Кесте мәнерлері» тобында орналасқан опциялар арқылы жасауға болады. Бастапқыда пішім жоғарыдағыдан ерекшеленеді, бірақ бұл жағдайда сіз әрқашан қалаған көріністі теңшей аласыз.
Сондай-ақ, жиынтық кестені жасауға, көшірмелерді жоюға және кестені стандартты ауқымға түрлендіруге болатын «Құралдар» тобын табуға болады.
Бірақ ең қызықты ерекшелігі - тілімдерді жасау.
Кесінді - бұл бөлек графикалық элементте көрсетілетін сүзгі түрі. Оны кірістіру үшін аттас «Шектегішті кірістіру» түймесін басу керек, содан кейін қалдырғыңыз келетін бағандарды таңдаңыз.
Міне, енді осы бағанның ұяшықтарындағы барлық бірегей мәндерді тізімдейтін панель пайда болады.
Кестені сүзу үшін қазіргі уақытта ең қызықты санатты таңдау керек.
Шектегішті пайдаланып бірнеше санаттарды таңдауға болады. Мұны істеу үшін таңдауды бастамас бұрын Ctrl пернесін басу керек немесе сүзгіні алып тастаудың сол жағындағы жоғарғы оң жақ бұрыштағы түймені басу керек.
Параметрлерді тікелей таспаға орнату үшін аттас қойындыны пайдалануға болады. Оның көмегімен кесіндінің әртүрлі қасиеттерін өңдеуге болады: сыртқы түрі, түйме өлшемі, саны және т.б.
Смарт кестелердің негізгі шектеулері
Excel электрондық кестелерінің көптеген артықшылықтары бар екеніне қарамастан, пайдаланушы әлі де кейбір кемшіліктерге төтеп беруге мәжбүр болады:
- Көріністер жұмыс істемейді. Қарапайым сөзбен айтқанда, парақтың кейбір параметрлерін есте сақтау мүмкіндігі жоқ.
- Кітапты басқа адаммен бөлісе алмайсыз.
- Аралық қорытындыларды енгізу мүмкін емес.
- Жиым формулаларын пайдалана алмайсыз.
- Ұяшықтарды біріктіру мүмкіндігі жоқ. Бірақ мұны істеу ұсынылмайды.
Дегенмен, кемшіліктерге қарағанда артықшылықтар әлдеқайда көп, сондықтан бұл кемшіліктер айтарлықтай байқалмайды.
Ақылды кесте мысалдары
Енді смарт Excel электрондық кестелері қажет болатын жағдайлар және стандартты диапазонмен мүмкін емес қандай әрекеттерді орындауға болатыны туралы сөйлесетін кез келді.
Бізде футболкаларды сатып алудан түскен ақшалай түсімдерді көрсететін кесте бар делік. Бірінші бағанда топ мүшелерінің аты-жөні, ал қалғандарында – қанша футболка сатылғаны және олардың мөлшері қандай. Қалыпты диапазон жағдайында мүмкін емес қандай әрекеттерді орындауға болатынын көру үшін осы кестені мысал ретінде қарастырайық.
Excel функциясымен қорытындылау
Жоғарыдағы скриншотта сіз біздің кестені көре аласыз. Алдымен футболкалардың барлық өлшемдерін жеке-жеке қорытындылайық. Осы мақсатқа жету үшін деректер ауқымын пайдалансаңыз, барлық формулаларды қолмен енгізуге тура келеді. Егер сіз кесте жасасаңыз, онда бұл ауыртпалық енді болмайды. Бір элементті қосу жеткілікті, содан кейін қорытындылары бар жол өздігінен жасалады.
Әрі қарай, кез келген орынды тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз. «Кесте» элементі бар қалқымалы мәзір пайда болады. Оның «жалпы жол» опциясы бар, оны қосу керек. Оны конструктор арқылы да қосуға болады.
Әрі қарай, кестенің төменгі жағында қорытындылары бар жол пайда болады. Ашылмалы мәзірді ашсаңыз, онда келесі параметрлерді көре аласыз:
- Орташа.
- Сома.
- Максимум.
- офсеттік ауытқу.
Және тағы басқалар. Жоғарыдағы тізімге қосылмаған функцияларға қол жеткізу үшін «Басқа функциялар» тармағын басу керек. Мұнда диапазон автоматты түрде анықталатыны ыңғайлы. Біз функцияны таңдадық SUM, өйткені біздің жағдайда барлығы қанша футболка сатылғанын білуіміз керек.
Формулаларды автоматты түрде енгізу
Excel - шынымен де ақылды бағдарлама. Пайдаланушы оның келесі әрекеттерін болжауға тырысып жатқанын білмеуі мүмкін. Сатып алушылардың әрқайсысы үшін сату нәтижелерін талдау үшін кестенің соңына баған қостық. Формула бірінші жолға енгізілгеннен кейін ол бірден барлық басқа ұяшықтарға көшіріледі, содан кейін бүкіл баған бізге қажетті мәндермен толтырылады. Ыңғайлы ма?
сұрыптау функциясы
Көптеген адамдар осы немесе басқа функцияны пайдалану үшін контекстік мәзірді пайдаланады. Көп жағдайда орындауды қажет ететін іс-әрекеттердің барлығы дерлік. Смарт кестелерді пайдалансаңыз, функционалдылық одан да кеңейеді.
Мысалы, алдын ала төлемді кім аударғанын тексеру керек. Ол үшін деректерді бірінші баған бойынша сұрыптау керек. Мәтінді кімнің төлем жасағанын, кім төлемегенін және бұл үшін қажетті құжаттарды кім бермегенін түсінуге болатындай етіп пішімдейік. Біріншісі жасыл түспен, екіншісі қызыл түспен, үшіншісі көк түспен белгіленеді. Ал алдымызда оларды топтастыру міндеті тұр делік.
Оның үстіне Excel сіз үшін бәрін жасай алады.
Алдымен сіз «Аты» бағанының тақырыбының жанында орналасқан ашылмалы мәзірді басып, «Түс бойынша сұрыптау» тармағын басып, қызыл қаріп түсін таңдауыңыз керек.
Барлығы, қазір төлемді кім жасағаны туралы ақпарат анық көрсетілген.
Сүзу
Сондай-ақ белгілі бір кесте ақпаратын көрсету мен жасыруды теңшеуге болады. Мысалы, егер сіз төлем жасамаған адамдарды ғана көрсеткіңіз келсе, деректерді осы түс бойынша сүзуге болады. Басқа параметрлер бойынша сүзгілеу де мүмкін.
Қорытындылар
Осылайша, Excel бағдарламасындағы смарт электрондық кестелер сіз кез келген мәселені шешуге тамаша көмекші болады.