Мазмұны
Excel құжатымен жұмыс істеу барысында оған бірден бірнеше адамның қосылуы қажет болады. Және өте жиі олардың санын бірнеше ондаған есептеуге болады. Сондықтан, ынтымақтастық мәселесі тек адамдарды байланыстырумен шектелмейді, өйткені олар тез және тиімді өңдеуді үйренуді қажет ететін қарама-қайшы өзгерістерді жиі жасай алады.
Кім жасай алады? Негізгі пайдаланушы мәртебесі бар адам. Бір сөзбен айтқанда, құжатпен бірлескен жұмыс тек мүмкін емес, тиімді болуы үшін не істеу керек?
Excel бағдарламасында ортақ файлмен жұмыс істеудің өзіндік ерекшеліктері бар. Сонымен, кейбір әрекеттер пайдаланушыларға қолжетімді емес:
- Кестелер құру.
- Сценарийлерді басқару, соның ішінде оларды қарау.
- Парақтарды алу.
- Пайдаланушылардың бірнеше ұяшықтарды біріктіру немесе керісінше, бұрын біріктірілгендерді бөлу мүмкіндігі жоқ.
- XML деректерімен кез келген операциялар.
Бұл шектеулерді қалай айналып өтуге болады? Сізге жалпы рұқсатты алып тастау керек, содан кейін қажет болған кезде оны қайтарыңыз.
Міне, бір электрондық кестеде бірнеше адаммен жұмыс істеп жатсаңыз, орындалмауы мүмкін немесе мүмкін емес тапсырмалары бар басқа электрондық кесте.
Алдымен сіз қай файлды бірден бірнеше адам өңдеуге қолжетімді ету керектігін түсінуіңіз керек. Бұл жаңа немесе бұрыннан бар файл болуы мүмкін.
Параметрлер
Excel бағдарламасында файлды ортақ пайдалану үшін қажет нәрсенің барлығы «Кітапты ортақ пайдалану» бөлімінде болады, оны «Шолу» қойындысына өту арқылы табуға болады.
Екі қойындысы бар терезе пайда болады. Бізді біріншісі қызықтырады, ол автоматты түрде ашылады. Скриншотта қызыл тіктөртбұрышпен белгіленген элементтің жанындағы құсбелгіні қою керек. Оның көмегімен біз бірнеше пайдаланушыларға құжатты басқаруға мүмкіндік береміз.
Өңдеу үшін рұқсатты ашқаннан кейін біз оны конфигурациялауымыз керек. Мұны істеу үшін екінші қойындыны ашыңыз.
Параметрлерді енгізгеннен кейін біз әрекеттерімізді растаймыз. Мұны істеу үшін «OK» түймесін тінтуірдің сол жақ түймешігімен басыңыз. Бөлісу жаңа және бұрыннан бар кез келген кітапқа ашық болуы мүмкін. Бірінші жағдайда сіз оның есімін ойлап табуыңыз керек.
Осыдан кейін файлды компьютерге сақтау керек.
Маңызды! Пішім файлды әрбір пайдаланушы электрондық кестелер нұсқасымен аша алатындай болуы керек.
Файлды файлды пайдаланғысы келетін қатысушыларға рұқсаты бар желілік ортақтасуға немесе қалтаға сақтау керек. Каталог таңдалғаннан кейін біз «Сақтау» түймесін басуымыз керек.
Дегенмен, ортақ файлды сақтау үшін веб-серверді пайдалануға рұқсат етілмейді.
Жоғарыда сипатталған барлық әрекеттерді орындағаннан кейін, сіз басқа адамдарды қосу мүмкіндігін тексеруіңіз керек. Мұны істеу үшін «Деректер» қойындысын ашып, оның астындағы «Байланыстар» тармағын табыңыз. Егер сіз оны бассаңыз, сіз сілтемелерді немесе сілтемелерді өзгерте аласыз. Сәйкес түйме болмаса, байланыстырылған файлдар жоқ.
Әрі қарай, «Күй» қойындысы ашылады, оның көмегімен қосылымдарды тексеруге болады. Барлығы жақсы екенін «OK» түймесінің болуы арқылы тануға болады.
Excel сонымен қатар ортақ жұмыс кітабын ашуға мүмкіндік береді. Ол үшін Office түймесін басу керек. Қалқымалы панель пайда болған кезде біз «Ашу» элементін таңдап, ортақ пайдалану үшін пайдаланылатын кітапты таңдауымыз керек. Осыдан кейін Office түймесін қайтадан басып, төменгі жағындағы «Excel параметрлері» терезесін ашыңыз.
Пайда болған терезенің сол жағында сіз параметрлер санатын таңдай аласыз, бірақ бізді ең жалпы параметрлері бар біріншісі қызықтырады.
Әрі қарай, «Жеке параметр» тармағына өтіңіз, онда пайдаланушыларды сүзуге мүмкіндік беретін деректерді көрсету керек - пайдаланушы аты, лақап ат.
Осы әрекеттерді орындағаннан кейін құжаттағы ақпаратты өңдеуге немесе кейбір деректерді қосуға болады. Өзгерістерді енгізгеннен кейін оларды сақтауды ұмытпаңыз.
Бұл кейде сақтау кезінде қиындықтар тудыруы мүмкін. Мысалы, ортақ пайдалану тек бірінші ашу үшін қол жетімді және құжатты екінші рет ашуға әрекеттенгенде, бағдарлама қате жібереді. Бұл келесі себептерге байланысты болуы мүмкін:
- Бірнеше қатысушы деректерді бір ұяшыққа бірден енгізсе. Немесе кез келген басқа бөлік.
- Жұмыс кітабының өлшемін үлкейтетін өзгертулер журналын жасау. Бұл проблемаларға әкеледі.
- Пайдаланушы бөлісуден жойылды. Бұл жағдайда өзгертулерді сақтау тек оның компьютерінде жұмыс істемейді.
- Желі ресурсы шамадан тыс жүктелген.
Мәселені шешу үшін келесі қадамдарды орындау қажет:
- Өзгеріс журналын жойыңыз немесе одан артық ақпаратты өшіріңіз.
- Құжаттың ішіндегі артық ақпаратты жойыңыз.
- Бөлісуді қайта бастаңыз.
- Excel құжатын басқа кеңсе өңдегішінде ашып, оны xls пішімінде қайта сақтаңыз.
Рас, соңғы нұсқаларда бұл қате ескі нұсқалардағыдай жиі болмайды.
Мүше әрекетін қалай көруге болады
Бірлескен жұмыс барысында қатысушылардың бірі бірдеңені бұзбауы үшін сіз үнемі бақылауыңыз керек. Сондықтан олардың біреуі қандай әрекеттер жасағанын түсінуді үйрену керек. Ол үшін келесі қадамдарды орындау керек.
- «Шолу» қойындысына өтіп, «Түзетулер» тармағын табыңыз. Мәзірде «Түзетулерді таңдау» тармағын таңдаңыз.
6 - Әрі қарай, пайдаланушылар қандай өзгерістер жасағанын білуге болатын терезе пайда болады. Бұл тізім автоматты түрде жасалады. Осы тілқатысу терезесіндегі сәйкес элементтің жанындағы құсбелгіні қарап, бұл шынымен де солай екенін тексеруге болады.
7 Бұл жағдайда жоғарғы сол жақ бұрыштағы тізімде соңғы сақтаудан кейін жасалған өзгертулер ғана көрсетіледі. Бұл ыңғайлы болу үшін жасалған, журналда бұрынғы өңдеулерді әрқашан көре аласыз.
- Әрбір қатысушыға белгілі бір түс беріледі, оның көмегімен өзгертулерді кім енгізгенін түсінуге болады. Белгілер жоғарғы сол жақ бұрышта орналасқан. Сондай-ақ уақыт, белгілі бір пайдаланушы немесе белгілі бір ауқымдағы өзгерістерді бақылауды орнатуға, сондай-ақ олардың дисплейін өшіруге болады.
8 - Осындай белгісі бар ұяшыққа меңзерді апарған кезде, өзгерістерді кім жасағанын түсінуге болатын шағын блок пайда болады.
9 - Түзетулерді көрсету ережелеріне түзетулер енгізу үшін параметрлер терезесіне оралу керек, содан кейін өзгертулерді қараудың бастапқы нүктесін орнатуға болатын «Уақыт бойынша» өрісін табу керек. Яғни, түзетулер көрсетілетін уақыт. Соңғы сақтаудан кейінгі кезеңді орнатуға, барлық өзгерістерді барлық уақытта көрсетуге орнатуға, тек қана қаралмайтындарға немесе олардың көрсетілетін күнін көрсетуге болады.
10 - Сондай-ақ, тек белгілі бір мүше жасаған түзетулердің көрсетілуін басқара аласыз.
11 - Сәйкес өрісті пайдаланып, пәрмен әрекеттері жазылатын парақтың ауқымын орнатуға болады.
Сондай-ақ, тиісті орындарда тиісті құсбелгілерді қою арқылы басқа өзгертулер енгізуге болады.
Өзгерістер тізімі өлі салмақ емес. Негізгі пайдаланушы басқа қатысушылардың өңдеулерін тексере алады, оларды растай немесе қабылдамайды. Мұны қалай жасауға болады?
- «Шолу» қойындысына өтіңіз. Пайдаланушы түзетулерді басқара алатын «Түзеулер» мәзірі бар. Қалқымалы панельде «Түзетулерді қабылдау / қабылдамау» опциясын таңдау керек, содан кейін түзетулер көрсетілетін терезе пайда болады.
13 14 - Өңдеулерді таңдау бұрын сипатталған критерийлер бойынша жүзеге асырылуы мүмкін: уақыт бойынша, белгілі бір пайдаланушымен немесе белгілі бір ауқымда. Қажетті параметрлерді орнатқаннан кейін OK түймесін басыңыз.
- Әрі қарай, алдыңғы қадамда орнатылған шарттарға сәйкес келетін барлық реттеулер көрсетіледі. Терезенің төменгі жағындағы тиісті түймені басу арқылы белгілі бір өңдеумен келісе аласыз немесе одан бас тарта аласыз. Сондай-ақ түзетулерді пакеттік қабылдау немесе қабылдамау мүмкін.
15
Енді қажетті түзетулер қалдырылды, ал артықтары жойылды.
Пайдаланушыны excel файлынан қалай жоюға болады
Кейде пайдаланушыларды бірлескен авторлықтан алып тастау қажет болады. Көптеген себептер болуы мүмкін: оларға басқа тапсырма берілді, қатысушы басқа компьютерден өңдеулер жасай бастады және т.б. Excel бағдарламасында бұл тапсырманы орындау қиын емес.
Алдымен «Шолу» қойындысын ашыңыз. «Өзгерістер» тобы бар, онда «Кітапқа қол жеткізу» опциясы бар.
Осыдан кейін экранда біз бұрын көрген терезе пайда болады. Кестеге өзгертулер енгізе алатын барлық адамдардың тізімін Өңдеу қойындысынан табуға болады. Қазіргі уақытта бізге қажет емес пайдаланушыны жою үшін оны осы тізімнен тауып, тінтуірдің сол жақ батырмасын басу арқылы таңдап, төменде орналасқан «Жою» түймесін басыңыз.
Әрі қарай, Excel бағдарламасы пайдаланушыға осы қатысушы жасаған түзетулер қазір жұмыс кітабына өзгертулер енгізіп жатқан болса, сақталмауы мүмкін екенін ескертеді. Келіссеңіз, «OK» түймесін басыңыз, сонда пайдаланушы бөлісілмейді.
Ортақ кітапты пайдалануды шектеудің ең жақсы жолы - пайдаланушыны жою. Бұл қолайлы болмаса, белгілі бір қатысушының кітапты көру немесе өңдеу құқығын орнатуға болады.
Айтуынша, әдепкі бойынша ортақ пайдалану үшін кейбір шектеулер енгізілгенін есте ұстаған жөн. Олар жоғарыда сипатталған. Оларды еске түсірейік, өйткені қайталау – оқудың анасы.
- Деректерді автоматты түрде жаңартатын және басқа да көптеген мүмкіндіктері бар смарт кестелерді жасауға тыйым салынады.
- Сіз сценарийлерді басқара алмайсыз.
- Парақтарды жоюға, ұяшықтарды қосуға немесе ажыратуға кірістірілген шектеулер бар.
- XML деректеріндегі барлық әрекеттерді орындаңыз. Қарапайым сөзбен айтқанда, деректердің үлкен көлемін құрылымдауға, соның ішінде олардың массивтерін өңдеуге шектеулер бар. XML - жаңадан бастаушылар үшін ең түсініксіз файл түрлерінің бірі, бірақ бұл өте қарапайым. Бұл файл түрімен құжатқа пакеттік өзгерістер енгізу арқылы деректерді тасымалдауға болады.
Қарапайым тілмен айтқанда, бірлескен авторлық құжатта стандартты операцияларды орындауға мүмкіндік береді, бірақ кәсіби опциялар тек бір адамға ғана қол жетімді. Себебі бірдей макростар немесе XML бума өзгерістерін кері қайтару біршама қиынырақ.
Ортақ пайдалануды өшіріп, оны қайта қосу Excel пайдаланушыларының әрекеттерін шектеудің тағы бір жолы болып табылады. Қажетті өзгерістерді өзіңіз жасай аласыз, осылайша басқа адамдарды бірдеңені өңдеу мүмкіндігінен уақытша айырасыз.
Ол үшін мына қадамдарды орындау керек.
- «Шолу» қойындысын ашыңыз, «Түзетулер» тармағына өтіп, қалқымалы мәзірден «Түзетулерді бөлектеу» тармағын таңдаңыз.
- Осыдан кейін терезе пайда болады, онда «Пайдаланушы» және «Ауықта» элементтерінің жанындағы құсбелгілерді алып тастау қажет.
- Осыдан кейін деректердің сақтық көшірмесін жасау үшін қажет өзгерістер журналы пайда болады.
Осыдан кейін сіз бөлісуді өшіре аласыз. Мұны істеу үшін таспадағы сол қойындыда «Кітапқа кіру» тармағын таңдап, «Бірнеше пайдаланушыға файлды өзгертуге рұқсат ету» құсбелгісін алып тастаңыз.
Міне, енді бөлісу өшірілді.
Сондықтан Excel бағдарламасында бірлескен авторлықты орнату өте оңай. Әрине, құжатты толық пайдалануға мүмкіндік бермейтін кейбір шектеулер бар. Бірақ олар қарапайым түрде шешіледі, бөлісуді біраз уақытқа өшіріп, қажетті өзгерістер енгізілген кезде оны қосу жеткілікті.