Excel бағдарламасында деректерді топтау және топтан шығару. Фотосуретпен қадамдық нұсқаулар

Қазір ақпарат заманы. Адамдар күн сайын өңдеуге тиіс деректер көлемі барған сайын артып келеді. Бұл өмірдің барлық мүмкін салаларына, соның ішінде жұмысқа қатысты. Қазіргі уақытта үлкен көлемдегі ақпаратты жылдам өңдеу қабілетіне деген қажеттілік туындайтын адам қызметінің бағыттары көбейіп келеді.

Мұны істеуге мүмкіндік беретін Excel мүмкіндіктерінің бірі - топтау. Мәселе мынада, ақпаратты құрылымдау барлық қол жетімді деректермен емес, тек шағын бөліктермен жұмыс істеуге көмектеседі. Егер сіз бір блокқа бір типті ақпаратты жинасаңыз, бұл компьютерге де, адамның өзіне де оңайырақ. Ақпаратты құрылымдау сұранысқа ие болмайтын сала жоқтың қасы:

1. Сатылым деректерін өңдеу. Қоймалар әртүрлі құны, салмағы, жеткізушісі, атауы және т.б. әртүрлі тауарлардың үлкен партияларын үнемі алады. Деректерді құрылымдау осы ақпарат массивінде шарлауды жеңілдетеді.
2. Зерттеулер. Білім беру және өзін-өзі тәрбиелеу сапасы ақпараттың қаншалықты жақсы құрылымдалғанымен тығыз байланысты. Сондықтан бір типті деректерді қатарлас дұрыс топтаса, статистикаға байланысты практикалық тапсырмаларды ғана емес, мысалы, теориялық тапсырмаларды орындау, үй жұмысын ұйымдастыру және т.б. оңайырақ болады.
3. Бухгалтерлік есеп. Бухгалтерлер үнемі сандармен айналысуы керек, олардың әрқайсысы басқа сандармен байланысы бар. Және бір-бірімен байланысқан uXNUMXbuXNUMX мәндерінің үлкен санымен және басқа түрдегі ақпаратпен жұмыс істеуді ыңғайлы ету үшін деректерді топтауды пайдалану өте ыңғайлы.

Сондай-ақ, деректерді топтау функциясы ескірген ақпаратты жасыруға мүмкіндік береді. Оның қалай жұмыс істейтінін және оны қалай пайдалануға болатынын көрейік.

Функция параметрлерін орнату жолы

Деректерді топтаумен жұмыс істеу үшін алдымен оны конфигурациялау керек. Мұны істеу үшін «Деректер» қойындысына өтіп, «Құрылым» опциясын табыңыз. Содан кейін төменгі оң жақ бұрышта түймені табу керек қалқымалы панель пайда болады.

Осыдан кейін тиісті құсбелгілерді таңдап, OK пернесін басу қажет терезе пайда болады. Бұл параметрлер деректердің қалай көрсетілетінін басқарады.

Маңызды: іс жүзінде көптеген адамдар деректердің астындағы қорытындыларды көрсетуді ыңғайсыз деп санайды. Сондықтан бұл ұяшықты құсбелгісіз қалдыруға болады. Сондай-ақ «Автоматты стильдер» ұяшығын белгілеу ұсынылады.

Осы қадамдарды орындағаннан кейін сіз бірден ақпаратты топтауға кірісе аласыз.

Деректерді жолдар бойынша қалай топтастыруға болады

Енді жолдарды топтастыру үшін іс жүзінде не істеу керектігін анықтайық.

1. Топтасқымыз келетіндердің үстінде немесе астында жаңа жол жасаңыз. Мұның бәрі алдыңғы кезеңде нәтижелерді көрсетудің қандай әдісі таңдалғанына байланысты.
2. Келесі қадам - ​​қосылған жолдың жоғарғы сол жақ ұяшығында кесте тақырыбын жасау. Бұл белгілі бір негізде ортақ ұяшықтар біріктірілетін топтың атауы болады.
3. Жаңадан жасалған жолдың астындағы немесе оның үстіндегі аумақтағы барлық ұяшықтарды таңдаңыз (бірінші қадамда не істегенімізге байланысты). Осыдан кейін біз деректер қойындысында «Құрылым» түймесін іздейміз, сонда біз «Топ» опциясын табамыз. Қалқымалы панельдегі көрсеткіні немесе пәрмен атауын емес, белгішені басу маңызды.

Егер сіз әлі де төмен көрсеткіні бассаңыз, топтау функциясын таңдауға немесе құрылымды жасауға болатын қосымша мәзір пайда болады. Біз осы кезеңде топтастыруға бірінші кезекте мүдделіміз.

Осыдан кейін біз топтастыру жүзеге асырылатын негізгі мүмкіндікті таңдаймыз. Бұл жолдар немесе бағандар болуы мүмкін. Ештеңені өзгертпесеңіз, әдепкі бойынша бірінші элемент таңдалады. Параметрлердің қажетінше орнатылғанына көз жеткізгеннен кейін, біз OK түймесін басу арқылы әрекеттерімізді растауымыз керек. Біз жолдар бойынша топтағандықтан, ештеңені өзгертудің қажеті жоқ, тек екі рет тексеру керек.

Маңызды: егер объектілерді топтастыруды бастамас бұрын координаттар тақтасында ұяшықты емес, бүкіл бағандарды немесе жолдарды таңдасаңыз, онда бұл диалогтық терезе пайда болмайды. Бағдарлама не істеу керектігін өзі анықтайды.

Сызықтар топтастырылғанын координаталар панеліндегі минус белгісі арқылы түсінуге болады. Бұл деректердің ашылғанын көрсетеді. Енді біз оларды осы белгішені басу арқылы немесе сәл жоғарырақ 1 түймені басу арқылы жасыра аламыз (ол топтастыру дәрежесін көрсетеді).

Біз сызықтардың жасырылғанын, ал минус белгісі плюске өзгергенін көреміз. Қажетті жолды ашу үшін оны шертуге болады, содан кейін бағдарлама оны өздігінен жасайды. Егер сізге барлық жолдарды кеңейту қажет болса, онда бұл жағдайда координаттар тақтасының жоғарғы жағында орналасқан «2» түймесін басу керек.

Бағандарды қалай топтауға болады

Бағандарды топтау үшін әрекеттер алгоритмі шамамен бірдей:

1. Параметрлерде қандай опцияларды таңдағанымызға байланысты топталатын аймақтың сол немесе оң жағына жаңа баған енгізу керек.
2. Пайда болған бағанның ең жоғарғы ұяшығына топтың атын жазамыз.
3. Біз топтастыруға қажетті барлық бағандарды таңдаймыз (бірінші кезеңде қосқанды қалдырамыз), содан кейін жоғарыда сипатталған алгоритм сияқты «Топтау» түймесін басыңыз.
4. Енді біз шағын терезеде «Бағандар» тармағын басып, «ОК» түймесін басуымыз керек.
5. Іске сәт.

Ескерту. Жолдарды топтастыру кезіндегідей, көлденең координаталар жолағында бүкіл бағандарды таңдасақ, шағын диалогтық терезе шықпайды.

Көп деңгейлі топтастыруды қалай жасауға болады

Excel - бұл функционалды бағдарлама, бірақ оның мүмкіндіктері жоғарыдағы мысалдарда сипатталғандай бір деңгейлі топтастырумен аяқталмайды. Сондай-ақ жасушаларды бірнеше деңгей бойынша топтау мүмкіндігі бар. Бұл келесі жолмен жүзеге асырылады:

1. Бастау үшін негізгі топ жоғарыда сипатталған тәртіпте құрылады. Содан кейін оған ішкі топтар қосылады.
2. Осыдан кейін біз негізгі топтың ашылғанына көз жеткіземіз. Онда біз жоғарыда сипатталған әрекеттерді де орындаймыз. Арнайы қадамдар адамның жолдармен немесе бағандармен жұмыс істеуіне байланысты.
3. Нәтижесінде бірнеше деңгейдегі топтар құрылуы мүмкін.

Деректерді топтан шығару нұсқаулары

Жағдай бұрын жасалған топ немесе ішкі топ қажет болмай қалған кезде туындауы мүмкін. Бұл үшін бөлек функция бар – «Топтан шығару». Оны жүзеге асыру үшін келесі қадамдарды орындау қажет:

1. Топтың бөлігі болып табылатын элементтерді таңдаңыз.
2. «Деректер» қойындысын ашыңыз.
3. Біз «Құрылым» тобын табамыз, оны төмендегі көрсеткі арқылы ашамыз.
4. Онда «Топтан шығару» түймесін басыңыз. Жазуды емес, белгішені басу өте маңызды.

Әрі қарай, біз нақты нені ажыратқымыз келетінін таңдаймыз. Біз бұрын топтағанымызға байланысты қолайлы элементті таңдаймыз. Әрекетті аяқтағаннан кейін OK түймесін басыңыз.

Назар! Егер бұған дейін көп деңгейлі топтастыру жасалса немесе бірнеше түрлі топтар құрылса, онда оларды жеке реформалау керек.

Міне, біз де осындай нәтиже аламыз.

Бұл ұяшықтарды топтастырудың жалпы алгоритмі, бірақ кез келген бизнестегі сияқты, көптеген нюанстар бар. Оларды толығырақ қарастырайық.

Парақтарды топтан шығару жолы

Кейде парақтарды топтан шығару қажет болуы мүмкін. Ол үшін келесі әрекеттер тізбегін орындау керек:

1. Бастау үшін біз топтастырылған парақтарды табамыз. Егер парақтар алдын ала топтастырылған болса, олар бірдей түспен көрсетіледі немесе тақырып қою қаріппен жазылады.
2. Осыдан кейін сіз топтағы парақтардың біреуін тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз, содан кейін контекстік мәзірдегі «Парақтарды топтан шығару» түймесін басыңыз. Енді олар топтан шығарылады және барлық өзгерістер оларға басқалардан тәуелсіз жасалады.

Парақтарды топтан шығарудың тағы бір жолы - Shift пернесін пайдалану, содан кейін топтан шығарғыңыз келетін топтағы белсенді парақты басу. Яғни, топтан шығару қажет топты анықтау керек, содан кейін қойындылардың біреуін басып, Shift пернесін басып тұрып оны шертіңіз.

Өзгерістер енгізілгеннен кейін, енді кейбір парақтарды топтастыруға болады. Мұны істеу үшін Ctrl немесе Cmd пернесін басыңыз (біріншісі Windows жүйесі бар компьютерлер үшін, екіншісі Apple технологиясы үшін) және түймені басып тұрып, топқа біріктіргіңіз келетін парақтарды кезекпен басыңыз. Осыдан кейін бағдарлама пайдаланушы үшін бәрін жасайды.

Қолмен топтастырылған деректерді топтан шығару жолы

Ұяшықтарды топтан шығармас бұрын, алдымен олардың қалай топталғанын түсіну керек: қолмен немесе автоматты түрде. Қолмен топтау жоғарыда сипатталған әдіс болып саналады. Топтарды автоматты түрде генерациялау - бұл белгілі бір функцияларды қолдану арқылы жасалған кезде. Мысалы, аралық қорытындыларды жасағаннан кейін. Бұл мүмкіндіктің пайдаланылғанын «Аралық нәтижелер» жолынан түсінуге болады.

Егер деректер аттас функция арқылы топтастырылған болса Excel, содан кейін оны тарату үшін топтың орналастырылғанына көз жеткізу керек. Олай болмаса, сол жақтағы бүйірлік тақтадағы + түймесін басу керек. Топтың орналастырылғанын біз сол жерде түйме арқылы бағалай аламыз. Топты кеңейткен кезде біз жасырын жолдарды да, топтарды да көре бастаймыз. Осыдан кейін пернетақтаны немесе тінтуірдің сол жақ батырмасын пайдаланып, топтағы барлық ұяшықтарды таңдаңыз, содан кейін – жоғарыда сипатталған алгоритмге сәйкес.

Қолмен топтастырылған ұяшықтарды топтан шығарудың тағы бір жолы бар екенін аз адамдар біледі - жылдам пернелерді пайдалану.

Ол үшін алдымен топтастырылған бағандарды таңдау керек, содан кейін Alt + Shift + Сол жақ көрсеткі пернелерін басыңыз. Егер жұмыс Mac OS астында басқарылатын компьютерде орындалса, Command + Shift + J пернелер тіркесімін пайдалану керек.

Автоматты түрде топтастырылған деректерді топтан шығару жолы

Егер алдыңғы абзацта жүргізілген тексеру нәтижесінде деректер автоматты түрде топтастырылған болса, онда бәрі біршама күрделірек, өйткені стандартты топтан шығару функциясы бұл жағдайда жұмыс істемейді. Әрекеттер деректерді топтастырудың нақты орындалғанына байланысты. Егер бұл «Аралық жиындар» функциясы болса, онда әрекеттер тізбегі келесідей болады:

1. Біз бірдей қойындыны негізгі панельдегі деректермен ашамыз (немесе таспа, ол жиі аталады).
2. «Аралық қорытындылар» түймесін басқаннан кейін (бұл екінші қадам ретінде істеуіміз керек), бізде терезе пайда болады. Түйменің өзі сол бөлімде орналасқан – Құрылым. Осыдан кейін терезе пайда болады, онда біз «Барлығын жою» түймесін басуымыз керек. Оны терезенің төменгі сол жақ бұрышында немесе басқа жерден табуға болады (Office нұсқасына және нақты электрондық кесте бағдарламасына байланысты).

Назар! Бұл әдіс топты ғана емес, сонымен қатар аралық қорытындыларды да жояды. Сондықтан, егер оларды сақтау қажет болса, топ элементтерін басқа параққа көшіріп, оларды топталмағандар ретінде қолданған дұрыс.

Деректерді топтау немесе топтан шығару үшін кестемен кез келген әрекеттерге арналған күшті ұсыныс. Мұны жасамас бұрын бастапқы кестенің көшірмесін жасау керек. Бұл жағдайда, егер бірдеңе жоспарға сәйкес болмаса, құжаттың бастапқы көрінісін қалпына келтіруге болады.

Осылайша, Excel мәліметтерді құрылымдау үшін өте кең функционалдылыққа ие. Әрине, ол адам үшін бәрін жасай алмайды, бірақ ол құрылымдық деректермен жұмысты ыңғайлырақ ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Қалғанын адамның өзі жасауы керек. Дегенмен, бұл сандық және мәтіндік ақпараттың үлкен көлемімен жұмыс істеуге тура келетіндер үшін өте пайдалы болатын өте функционалды құрал.